10 CONSEJOS PARA REDACTAR UN E-MAIL EFICAZ (continuación…)

6) Da formato a tu email

Es importante dar el formato adecuado a nuestro e-mail para mejorar su legibilidad y compresión:

• No utilizar la negrita o cursiva en exceso. Evitar el subrayado, puede confundirse con un enlace.
• Evitar las fuentes demasiado grandes (>30 pt) o demasiado pequeñas (<8 pt).
• Utilizar un tipo de fuente que sea fácil de leer y agradable a la vista (Verdana, Arial, Tahoma o Helvetica por ejemplo).
• Organiza tu contenido en párrafos. Cada párrafo debe resolver una cuestión (quién/quiénes somos, qué ofrecemos, agradecimientos,…).
• Utilizar listas si tenemos que describir una serie de características, explicar una serie de pasos o cualquier tipo de información que podamos desglosar en este formato. El contenido será más claro y fácil de leer (escanear).
• Escribir la palabras enteras, evitando las abreviaturas y comenzar nuestras frases con mayúsculas.
• Separar nuestros párrafos por un salto de linea (una linea blanca) para que no quede un contenido abigarrado. Las separaciones equivalen a las pausas que realizamos al hablar y ayudan a la comprensión del mensaje y a mejorar su estructura.

7) Evita añadir archivos adjuntos (attachments)

En la medida de lo posible debemos evitar añadir ficheros asociados a nuestro correo. Sobre todo si tienen un peso excesivo (mas de 1 o 2 MB). Si es necesaria la descarga de un fichero es mejor situar ese contenido en algún lugar de Internet y añadir un enlace al contenido para permitir que sea el usuario a voluntad quién realice la descarga.

8) Envíalos desde la dirección de una persona

Es importante utilizar un usuario de correo que te identifique a ti. Evitar enviar mensajes con usuarios del tipo XjAtz25@hotmail.com y mensajes de orgranización tipo info@tuorganizacion.com ya que en este caso se identifica a tu organización pero no quién lo envía. ¿Quién es info? ¿Pregunto por info cuando os llame u os escriba? Es mucho mas próximo y genera mayor confianza una dirección tipo tunombre@tuorganizacion.com.

9) Revisa la ortografía

Es importante que nuestro correo no contenga faltas de ortografía. Enviar mensajes con faltas de ortografía o incorrecciones gramaticales genera desconfianza en el destinatario y proyecta una imagen de falta de interés y dejadez por nuestra parte ¿por qué voy a interesarme en alguien que no se preocupa de corregir los errores ortográficos de sus mensajes?

10) La lista de correo

Si vamos a realizar un envío masivo debemos asegurarnos de no enviar nunca en el campo To:/Para: toda una lista de correos ya que quedaran expuestas todas esas direcciones. Por ejemplo, si enviamos un correo con una lista de 100 personas y rellenamos el campo To:/Para: del correo con dicha lista, tendremos 100 personas que recibirán un correo donde podrán leer las direcciones de correo de otras 99 que no son ellos. Para este tipo de e-mails masivos es mejor que usemos un sistema de gestión de campañas de e-mail.

10 CONSEJOS PARA REDACTAR UN E-MAIL EFICAZ

1) Piensa antes de enviar

Es importante gastar un tiempo en pensar y estructurar qué queremos comunicar para evitar las ambigüedades. Y analizar si nuestro correo puede llegar a ser útil/necesario. Si no estamos convencidos es mejor no enviarlo. No hay nada peor que causar una mala impresión o molestar con correos absurdos.

2) Se breve, claro y completo

El usuario quiere saber quién le envía el correo (muchas veces desconoce al remitente) y porqué. Así que cuanto antes nos conozca mayores serán las posibilidades de que continúe leyendo. Debemos presentarnos en unas pocas lineas, evitando las introducciones largas.

Una vez presentados ya podemos pasar a la acción. Si requerimos de una respuesta es el momento de hacérselo saber. Por el contrario, si no se requiere respuesta también es interesante comunicarlo en este momento (¡que bien! pensará nuestro destinatario, no hay que contestar). Si tenemos que presentar un servicio o un producto ser claros y realistas. Si un cliente se siente engañado, perderemos un cliente y, aún peor, podemos ganar un enemigo.

Para finalizar nuestro correo debemos dar las gracias por el tiempo prestado a nuestro mensaje. Pero no debemos cometer el error de exagerar los agradecimientos.  Uno breve y cordial será suficiente. El exceso de adulación y cumplidos se nota rápidamente.

3) Cómo dirigirnos a nuestros destinatarios.

En la mayoría de los casos el trato puede ser directo y cordial. Siempre guardando la compostura y sin ser agresivo en las ofertas. Simplemente presentar la cuestión/oferta/producto/propuesta y un agradecimiento breve.

Resulta más personal dirigirnos a la persona/destinatario por su nombre  y firmar el correo con nuestro nombre y el de la empresa u organización (en caso de pertenecer a una), y no solo con el nombre de la empresa. De esta forma el destinatario sabe que hay una persona detrás del correo y no un ente impersonal.

Excepcionalmente podemos cambiar de registro lingüístico si sabemos con certeza el tipo de público al que nos dirigimos. Por ejemplo, no utilizaremos el mismo registro para ofrecer un nuevo producto a “jóvenes skaters de 15 a 20 años” que para un “grupo de inversores en capital riesgo”. Ante la duda utiliza un registro formal y cordial. También debemos tener un cuidado especial en no usar jerga técnica, a no ser que el publico objetivo sea también técnico.

4) Utiliza un buen título (Subject)

Es importante elegir un título que sea informativo, claro y breve. Es el primer punto de contacto con el destinatario. Es la carta de presentación de nuestro mensaje. El primer escollo a superar. El destinatario decide qué hacer con el correo (abrirlo o no, enviarlo a la papelera, marcarlo como SPAM….) basándose principalmente en el título. Este, además, debe corresponderse con el contenido de nuestro mensaje ya que no si el destinatario se sentirá defraudado.

5) Firma tus emails

La firma debe ser simple y constar de los elementos básicos: nombre, organización y algunos enlaces relevantes: nuestra página web, blog o nuestro perfil en alguna red social (si es relevante y adecuado en el contexto del email).

20 Consejos para el e-mail

El correo electrónico es uno de los medios de comunicación más usados. No obstante, hay muy poca gente que disfruta de su correo. Para todas estas personas publico hoy 20 consejos para usar esta herramienta con más inteligencia y más eficacia.

1. Elimina cada mensaje de la bandeja de entrada después de leerlo, sino es posible que leas algunos mensajes 10 veces o más. Marcar el mensaje como no leído para indicar que aún debes hacer algo con el mensaje no es la solución; para eso existen las listas de tareas. Intenta vaciar la bandeja de entrada por completo al menos una vez cada dos días.
2. Copia cada mensaje que requiere acción al sito adecuado: si estás esperando a otra persona guárdalo en la carpeta ‘en espera’, y todo lo que no requiere ninguna acción para ahora, lo aparcas en la carpeta ‘algún día/quizás’. Citas van al calendario y tareas a la lista de acciones. Así te aseguras de poder reencontrarlo al momento en que lo necesitas.
3. Luego, mueves cada mensaje a la carpeta ‘archivo’. Así puedes fácilmente reencontrar cada mensaje.
4. Intenta almacenar todos los mensajes en solo una carpeta para evitar tener que tomar una decisión sobre dónde guardar cada mensaje. Si es necesario puedes crear sub-carpetas, pero intenta reducir el número de carpetas.
5. Usa el buscador del ordenador para encontrar un mensaje en concreto. Muchas veces puedes encontrar un mensaje rápidamente si tienes los mensajes en el archivador ordenados por remitente. Ademas, con una herramienta como Google Desktop, Windows Desktop Search o Spotlight puedes encontrar cualquier mensaje en un instante.
6. Usa software para abreviar textos largos. Outlook tiene por defecto una funcionalidad de autocorrección, pero también puedes usar un software externo como ActiveWords o Typinator. Con estas herramientas ya no es necesario buscar la ruta hacia la oficina y pegarla en el correo; con tres teclas tendrás el mismo resultado en una fracción de segundo.
7. Usa atajos de teclados. Según estudios, trabajar desde el teclado es un 50% más rápido que usar el ratón.
8. Aprende mecanografía. En esta era de ordenadores ya no hay excusa; teclear con diez dedos es mucho más rápido.
9. Apaga las pantallas y los sonidos que te avisan de correo nuevo. Configura también el programa de correo para que no descargue el correo continuamente. Planifica momentos concretos para procesar el correo y cierre el programa de correo durante el resto del día.
10. Contesta el correo directamente si puedes hacerlo dentro de dos minutos. No lo debes hacer cuando llega (vea el consejo anterior), pero solo cuando estás procesando el correo. Cada correo que has podido contestar mientras estas procesando puedes olvidar y no hay que apuntar nada en tu sistema de productividad personal.
11. Toma 12 minutos para contestar el correo y luego continuas con otras tareas. Así puedes estimularte de procesar el correo de manera más eficaz mientras reservas tiempo para el otro trabajo.
12. Usa listas de tareas. Si copias un correo a la lista de tareas tendrás la posibilidad de cambiar el asunto para que quede claro qué hay que hacer exactamente con el mensaje. Es mucho más fácil elegir una tarea desde una lista de acciones con descripciones claras que elegir desde una carpeta de correo con asuntos varios.
13. Usa una lista ‘En Espera’. Usando esta lista estás seguro de que no olvidas nada (si revisas esta lista al menos una vez a la semana), mientras mantienes estos mensajes fuera de la vista.
14. Si es posible, contesta los correos durante el próximo día laboral. A un lado no debes contestar los mensajes demasiado rápido para no crear expectativas imposibles, mientras tampoco puedes esperar mucho tiempo.
15. Escribe tus respuestas en 5 líneas. Si no puedes hacerlo en cinco líneas, es probablemente más eficaz usar el teléfono o explicarlo cara a cara. La gente habitualmente no lee correos largos y además pierdes mucho tiempo escribiéndolos.
16. Especifica un asunto claro para cada correo que envías. ¿Qué quieres exactamente que haga el destinatario?
17. Cuida con los CC y CCO. La atención y el tiempo de los otros también tiene valor.
18. Configura el programa de correo para que no envía los correos directamente. Así te puedes permitir hacer fallos sin consecuencias desastrosas.
19. No discutas por correo electrónico. El e-mail no es el medio para gestionar emociones.
20. Usa filtros y reglas para eliminar correo basura y procesar notificaciones.